Gap analysis czy pełny audyt? Kiedy używać którego

Gap analysis porównuje stan obecny dokumentacji z wymaganiami wybranej normy - zanim jeszcze cokolwiek zostanie formalnie wdrożone ^[1]. Audyt wewnętrzny robi coś innego: weryfikuje zgodność i skuteczność systemu, który już działa, zgodnie z metodyką ISO 19011 ^[2]. To dwa różne narzędzia w innych momentach cyklu życia klienta, a w praktyce konsultanci często mieszają je w rozmowie z klientem - ze szkodą dla oczekiwań po obu stronach.

Gap analysis - mapa drogi przed wdrożeniem

Wynikiem gap analysis nie są ustalenia audytowe, tylko plan działań: co brakuje, gdzie i z jakim priorytetem. To narzędzie konsultanta, nie wymóg formalny żadnej normy - stąd jego elastyczność. Dobrze zrobiona gap analysis przed certyfikacją realnie skraca sam audyt certyfikacyjny, bo eliminuje oczywiste braki zanim zobaczy je jednostka certyfikująca ^[3].

Audyt wewnętrzny - obowiązkowy sprawdzian działającego systemu

W odróżnieniu od gap analysis, audyt wewnętrzny jest wymogiem norm systemowych - musi się odbyć przed audytem certyfikacyjnym, prowadzony zgodnie z siedmioma zasadami audytowania z ISO 19011 (podejście oparte na ryzyku, dowody, niezależność) ^[2]. Jego wynikiem są formalne ustalenia: niezgodności i spostrzeżenia, nie tylko lista do zrobienia.

Trzeci wariant: audyt próbny (pre-assessment)

Część jednostek certyfikujących oferuje też pre-assessment - próbny audyt certyfikacyjny bez konsekwencji formalnych, pomost między gap analysis a prawdziwym audytem ^[4]. Dla portfela klientów to zwykle zbędny krok pośredni, jeśli gap analysis i audyt wewnętrzny są zrobione solidnie.

Jak łączyć oba narzędzia w pracy z portfelem

Naturalna kolejność: gap analysis na starcie współpracy albo przed dużą zmianą (nowa norma, rewizja, nowy zakres), potem cykliczne audyty wewnętrzne w rytmie wymaganym przez certyfikację. Jedna ważna różnica organizacyjna: jednostka certyfikująca nie może prowadzić konsultingu dla podmiotu, który potem certyfikuje - a po zakończeniu konsultingu obowiązuje zwykle dwuletnia karencja ^[5]. To zostawia dokładnie tę przestrzeń, w której pracuje niezależny konsultant robiący gap analysis.